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浅谈标准化管理体系审核对企业生产管理的导向作用

      随着ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系和GB/T28001职业健康安全管理体系等标准化管理体系在企业中的广泛推广和应用,许多企业通过建立标准化管理体系来推动本企业的管理升级,提升企业的形象,增强企业产品的市场竞争力。 
标准化管理体系对规范企业的管理水平具有重要作用,也是标准化管理体系这么多年来逐渐风靡全球的有力佐证。但是由于一些审核员专业知识的局限性和个人素质的问题,审核时给企业带来一些误导,甚至让企业无所适从。这里笔者不妨来举几个案例。

    案例一:专业知识欠缺,审核脱离生产工艺的实际

    国内某知名食品发酵企业,为了掌握发酵过程中的温度变化情况,多年来该企业一直在日常生产中沿用一种叫“发酵温度曲线图”的记录,每两天记录一次发酵温度。随着发酵天数的增加,发酵温度在不断变化,总体呈上升趋势,上升到一定温度后保持数天时间,然后呈下降趋势。温度在上升过程中,为了控制好温度上升的速度,保证发酵质量,根据发酵情况,要及时的调整发酵过程中的温度。而温度在上升过程中,可能有一些不确定因素影响温度的变化,画出的温度曲线可能有一些波动,这是很正常的一种变化,体系建立之初,进行初审时,由于一些审核员专业知识的局限性,认为该企业的发酵过程处于“失控”状态,判定为不“不合格项”。

    为了避免类似情况的发生,第二年该企业的“发酵温度曲线图”全部用直尺划线,但是这种用直尺划的温度曲线图已经完全失去了它的记录意义,成为一种应付审核时的“记录”。沿用了多年的用于指导生产的“发酵温度曲线图”,本来是一种很科学的记录,但是由于审核员自身的素质和专业知识的局限性,把这种记录一下子就给毙了,成为一种形式上的记录。

    案例二:审核员高高在上,指出的问题点缺乏科学

    某热电厂汽轮机的发电量和供热负荷曲线图是微机自动记录的曲线图,每过一段时间它就自动打印出来。无论发电量的曲线图,还是供热负荷曲线图,这两种曲线图都直接反应了当时外界用电的负荷和用热负荷的大小,因此,它的变化幅度比较大,尤其夜间和白天这种负荷差距更多,在曲线图上峰谷之间的这种差距也就同样相当大。这种正常的差距被一些审核员认为是过程控制处于失控状态,应该制定相应的运行控制程序。

    这样的“运行控制程序”既不能指导企业的生产管理,也不好制定。

    案例三:不问青红皂白,“不合格项”无法体现导向作用

    某热电厂2005年的耗煤总量与2004年同期相比呈大幅度下降趋势,这本是件好事,但在年度监督审核时,由于没有相应的数据分析,却被开了个“不合格项”。在不合格项整改过程中,对不合格项的原因进行分析,该热电厂能源统计部门和技术部门进行了相应的分析,这主要是企业充分利用峰谷电价的差额,对热用户的生产结构进行了调整,取消了夜班生产,将三班制生产改为两班制,企业锅炉每天少运行8个小时,夜间不供应蒸汽,由于夜间电价低,利用网上电能进行企业供电。这样2005年与2004年同期相比,煤耗量就呈大幅度下降;同时,把2005年单位的发电煤耗折算成标准煤耗,不仅煤耗量没有增加,反而呈下降趋势,经过进一步的分析,原来该热电厂对两台锅炉的燃烧结构进行了改进,增加了分层燃烧装置,效果十分显著。

    对审核员开出此种类型的“不合格项”,不仅不利于受审核方的整改,也不能指导和促进受审核方进行生产管理的改进和管理水平的提高。

    案例四:有意无意在窃取受审核方其它信息

    某企业自建立ISO14001环境管理体系以来,一直将废旧电池、废旧日光灯管等危险固废进行集中回收,但是由于在当地一直未能找到有资质的单位来处理这些固废,该企业一直将这些固废暂存在一间专门的库房内。该企业很重视环境保护工作,曾多次和环保部门联系,但一直没有回音。

    审核人员在初审时也曾提出过对这些固废处理的要求,但是当地环保部门也一直未能找到有资质的处置单位,暂存也无可厚非。可是年度监督审核时,审核人员再次询问处理情况,得知仍没有找到处置单位时,便要求对方出示危险固废暂存协议或证明等相关材料。当受审核方一再请求审核员能提供关于有资质处置危险固废单位联络信息时,审核组成员是非常尴尬,原来他们也不知道这方面信息,只是当地另外一家被审核企业也正在为此事犯愁,希望他们在该企业审核时能得到有关这方面信息,以便告知另一家受审核企业。

    案例五:擅自拍照,索要电子版文件

    一些审核员进入审核现场后,以保留审核证据为名,未经受审核方允许,将受审核方的一些先进的化验仪器、设备和生产工艺,用相机拍摄下来。对此受审核方是敢怒不敢言,也因此导致受审核方不敢将一些现场向审核组敞开。

    更有甚者,一些审核员向受审核方索要电子版的管理体系文件,这不仅违背了受审核方的意愿,也有碍于审核员的自身形象。

    案例六:审核员一意孤行,唯我独尊

    一些审核员到审核方进行审核时,不是在审核管理体系的运行情况,而是抓住受核方体系运行中存在的一些不足和发现的问题点,对受审核方领导和体系管理人员进行“怒发冲冠”的批评。这样的审核员究竟能审核到企业的多少内容?面对这样的审核员,受审核方的领导和体系管理人员还敢说多少企业的生产经营等有关情况?

    这样的审核员既得不到受核方的积极配合,也不能指导企业的生产管理和标准化体系的运行。

    案例七:审核前后矛盾,企业无所适从“文件审核通过,现场审核又说文件条款描述不正确。”这是受审核方经常遇到的事。更有甚者,同一个审核员对同一个标准条款的内容在企业体系文件中的描述,今年认为“这样做,这样写”;在标准和企业所有条件不变的情况下,第二年又认为应该“那样写,那样做”。另一种情况,今年这个审核员来审核说:“文件应该这样写,应该这样做……”,企业就改一边改文件,一边改操作;明年换个审核员来审核,说:“文件不应该这样写,也不应该这样做,文件应该那样写,应该那样做……”。如此种种前后矛盾情况,企业显得疲惫不堪,无所适从。作为企业,在搞好标准化管理体系运行的同时,每年花上大量的人力和物力来修改体系文件,而这样修改文件并非是因为外界标准、法律法规或企业的其它要求的变化而修改文件,仅仅是为了关闭所谓的“不合格项”,服从审核员的指令,尊重审核员的意见,适应审核员的口味而已,以便顺利通过审核机构的审核,这样进行的文件修改,似乎显得有点得不偿失,也背离体系建立的初衷。体系运行游离于企业管理,运行效果究竟如何?也是不得而知。

    结论

    培训专业对口的国家注册审核员进行标准化管理体系审核,同时加强对审核员个人自身素质的现场考核,这样不仅有助于提高审核员的业务技能,增强与受审核方的默契配合能力,还能在审核过程中为企业的生产管理起到更大的导向作用,推动受审核方企业管理的不断升级,为标准化管理体系的运行和企业管理不断注入新的动力。
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